KI-Assistent an Telefonanlage & Cloud-Telefonie anbinden (SIP)
Ein KI-Assistent ersetzt Ihre Telefonanlage nicht, er arbeitet mit ihr zusammen. Ob klassische Anlage im Haus, Cloud-Telefonie wie NFON Cloudya oder ein anderer Provider: Wir binden den KI-Assistenten per Rufumleitung oder SIP an und sorgen dafür, dass Gespräche bei Bedarf zurück an Ihr Team gehen. Wer noch keine passende Telefonie hat, kann den Assistenten auch komplett eigenständig mit eigener Rufnummer betreiben.
Architektur
Die Anbindungsvarianten im Überblick
Welche Variante passt, hängt von Ihrer Anlage, Ihrem Provider und davon ab, wie eng der Assistent mit Ihrem Team zusammenarbeiten soll.
| Variante | Wie es funktioniert | Geeignet, wenn |
|---|---|---|
| Rufumleitung | Ihre Anlage leitet Anrufe unter festgelegten Bedingungen auf eine Rufnummer des Assistenten um | ein schneller Start ohne Eingriff in die Anlagenkonfiguration gewünscht ist |
| SIP-Nebenstelle | Der Assistent wird als eigene Nebenstelle an Ihrer Anlage registriert | er in Gruppen, Warteschlangen oder Zeitpläne der Anlage eingebunden werden soll |
| SIP-Trunk | Anlage und Assistent sind über eine SIP-Verbindung gekoppelt, mehrere Gespräche gleichzeitig | viele parallele Anrufe erwartet werden oder der Assistent zentral vorgeschaltet wird |
| NFON / Cloudya | Anbindung in der Cloud-Telefonie von NFON, eingerichtet über uns als NFON-Vertriebspartner | Sie Cloudya bereits nutzen oder darauf umsteigen möchten |
| Andere Anlagen und Provider | Anbindung per SIP oder Rufumleitung an jede Anlage, die diese Standards unterstützt | Sie eine andere Anlage oder einen anderen Provider nutzen |
| Eigenständig | Der Assistent erhält eine eigene Rufnummer, ganz ohne bestehende Anlage | eine neue Hotline, ein Projekt oder ein kleines Unternehmen ohne Anlage starten soll |
Die genauen Möglichkeiten hängen vom Funktionsumfang Ihrer Anlage und Ihres Providers ab. Das prüfen wir vor dem Start.
Rufumleitung: der schnellste Weg zur KI-Telefonie
Fast jede Telefonanlage kann Anrufe umleiten. Der Assistent erhält eine eigene Zielrufnummer, und Sie stellen ein, wann umgeleitet wird: bei Besetzt, wenn sich nach einer bestimmten Zeit niemand meldet, außerhalb der Geschäftszeiten oder immer. So lässt sich der Assistent zuerst für einen begrenzten Zeitraum testen, etwa nur abends, und später ausweiten.
Der Vorteil: An der Anlage selbst ändert sich kaum etwas. Der Nachteil: Der Assistent sieht die Anlage nur von außen. Weiterleitungen zurück an Ihr Team laufen dann über externe Rufnummern oder Durchwahlen. Für viele Anwendungen, etwa einen KI-Anrufbeantworter, reicht das vollkommen aus.
SIP-Nebenstelle oder Trunk an der Telefonanlage
Soll der Assistent wie ein Teammitglied in Ihrer Anlage auftauchen, binden wir ihn als SIP-Nebenstelle an. Er kann dann Mitglied einer Rufgruppe sein, als Ziel in Zeitplänen der Anlage hinterlegt werden und intern an andere Nebenstellen vermitteln. Für den Anrufer ist das ein ganz normaler Transfer.
Bei einem SIP-Trunk sind Anlage und Assistent direkt gekoppelt, und mehrere Gespräche können gleichzeitig laufen. Das ist sinnvoll, wenn der Assistent zentral vor Ihrer Hotline steht oder in Spitzenzeiten viele Anrufe parallel annehmen soll. Was ein SIP-Trunk ist und wie er funktioniert, erklärt der Ratgeber SIP-Trunk erklärt.
NFON Cloudya oder andere Telefonie
NFON / Cloudya
Mercolutio ist NFON-Vertriebspartner. Nutzen Sie Cloudya bereits, richten wir die Anbindung des Assistenten in Ihrer bestehenden Umgebung ein. Planen Sie einen Umstieg, können Telefonie und KI-Assistent aus einer Hand umgesetzt werden. Mehr zur Anlage unter Cloudya.
Andere Anlagen und Provider
Der Assistent setzt auf offene Standards. Jede Anlage oder jeder Provider, der SIP oder Rufumleitungen unterstützt, kommt grundsätzlich infrage – ob im Haus oder in der Cloud. Wir prüfen vorab Codecs, Registrierung und Weiterleitungsfunktionen Ihrer Umgebung.
Weiterleitung zurück an Menschen
Eine gute Anbindung funktioniert in beide Richtungen. Der Assistent muss Gespräche jederzeit an Ihr Team übergeben können.
- Schritt 1
Regel greift
Der Anrufer verlangt einen Menschen, das Anliegen ist dringend oder liegt außerhalb dessen, was der Assistent übernehmen soll.
- Schritt 2
Ziel wählen
Je nach Anliegen und Uhrzeit wählt der Assistent die passende Durchwahl, Rufgruppe oder Bereitschaftsnummer.
- Schritt 3
Übergeben
Das Gespräch wird weitergeleitet. Ist niemand erreichbar, nimmt der Assistent das Anliegen auf und kündigt einen Rückruf an.
- Schritt 4
Kontext mitgeben
Die Gesprächsnotiz mit den bisherigen Angaben geht parallel an die zuständige Person, damit der Anrufer nicht alles wiederholen muss.
Was wir vor der Anbindung klären
- Welche Telefonanlage bzw. welcher Provider im Einsatz ist und wer ihn administriert
- Ob Rufumleitungen, SIP-Nebenstellen oder Trunks unterstützt werden
- Welche Rufnummern und Zeiten auf den Assistenten geleitet werden sollen
- Wohin der Assistent weiterleiten darf: Durchwahlen, Rufgruppen, Bereitschaft
- Wie viele Gespräche gleichzeitig angenommen werden sollen
- Ob die Rufnummer des Anrufers übermittelt wird und in der Notiz erscheinen soll
Häufige Fragen
Welche Anbindung ist für den Anfang am einfachsten?
Die Rufumleitung. Sie richten in Ihrer Anlage eine Umleitung auf die Nummer des Assistenten ein, zum Beispiel nur außerhalb der Geschäftszeiten. Später kann auf eine SIP-Anbindung umgestellt werden.
Kann der Assistent Anrufe intern weiterverbinden?
Ja. Bei einer SIP-Nebenstelle oder einem Trunk vermittelt er wie ein normaler Teilnehmer an Durchwahlen oder Gruppen. Bei einer Rufumleitung erfolgt die Weiterleitung über externe Nummern.
Funktioniert die Anbindung auch mit Microsoft Teams?
Wenn Teams über eine Telefonie-Anbindung mit Rufnummern arbeitet, ist eine Kopplung grundsätzlich möglich, etwa über die NFON-Integration für Microsoft Teams. Den konkreten Weg prüfen wir anhand Ihrer Umgebung.
Brauche ich eine neue Rufnummer?
Nein. Ihre Anrufer wählen weiter Ihre bekannte Nummer. Eine zusätzliche Nummer für den Assistenten wird nur intern als Umleitungsziel benötigt oder wenn er eigenständig betrieben wird.
Was passiert, wenn der Assistent einmal nicht erreichbar ist?
Für diesen Fall richten wir eine Rückfallebene ein, zum Beispiel die bisherige Mailbox oder eine Weiterleitung an eine feste Nummer. So bleibt kein Anruf unbeantwortet.
Hören Sie, wie Ihr Assistent klingt.
In einem kurzen Gespräch klären wir Ihre Anrufgründe. Danach richten wir einen Demo-Assistenten mit Ihren Abläufen ein – zum Anrufen und Ausprobieren.
Demo anfragen → Rückruf vereinbaren Oder direkt anrufen+49 5341 288 4730