KI-Telefonassistent: individuell gebaut für Ihr Unternehmen
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn Ihr Team im Gespräch, im Termin oder schon im Feierabend ist. Er fragt gezielt nach, beantwortet Standardfragen aus Ihrem hinterlegten Wissen und übergibt eine saubere Gesprächsnotiz. Wir bauen diesen Telefonassistenten mit KI für jedes Unternehmen einzeln auf eigener Sprach-Infrastruktur – betrieben in Deutschland bzw. der EU oder direkt auf Ihren Servern.
- KI-AssistentGuten Abend, hier ist der digitale Assistent der Firma Berger. Ich bin eine KI und nehme Ihr Anliegen auf. Worum geht es?
- AnruferIch wollte fragen, ob Sie auch samstags Termine anbieten.
- KI-AssistentSamstags ist das Büro geschlossen, Termine gibt es montags bis freitags. Soll ich eine Terminanfrage für Sie aufnehmen?
- AnruferJa, am liebsten nächste Woche vormittags.
- KI-AssistentGern. Darf ich Ihren Namen und eine Rückrufnummer notieren?
- AnruferSandra Kühn, die Nummer haben Sie ja im Display.
- KI-AssistentDanke, Frau Kühn. Ich habe notiert: Terminwunsch nächste Woche vormittags, Rückruf unter der angezeigten Nummer. Das Team meldet sich morgen bei Ihnen.
Was der KI-Telefonassistent übernimmt
Der Assistent erledigt die wiederkehrenden Teile eines Telefonats. Alles, was Erfahrung, Fingerspitzengefühl oder eine Entscheidung braucht, bleibt bei Ihrem Team.
Anrufe annehmen
Jeder Anruf wird angenommen – auch parallel, auch nachts und am Wochenende. Zu Beginn sagt der Assistent klar, dass hier eine KI spricht.
Anliegen erfassen
Er fragt nach Name, Rückrufnummer und dem Grund des Anrufs und stellt gezielte Rückfragen, bis das Anliegen eindeutig ist.
Standardfragen beantworten
Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt, benötigte Unterlagen: Was Sie als Wissen hinterlegen, kann der Assistent direkt beantworten.
Gesprächsnotiz übergeben
Nach dem Anruf erhalten Sie eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail, WhatsApp oder per Webhook in Ihr CRM oder Ticketsystem.
An Menschen weiterleiten
Dringende Fälle oder ausdrückliche Wünsche nach einem Menschen leitet der Assistent an die passende Person oder Durchwahl weiter.
Termine vorschlagen
Ist ein Kalender per Schnittstelle angebunden, schlägt er freie Zeiten vor und bucht sie – je nach System und Schnittstelle.
So läuft ein Anruf mit dem KI-Telefonassistenten
- Schritt 1
Begrüßung mit KI-Hinweis
Der Anrufer hört Ihren Firmennamen und den Hinweis, dass er mit einer KI spricht. Das ist seit dem 2. August 2026 nach Art. 50 EU AI Act Pflicht.
- Schritt 2
Anliegen klären
Der Assistent hört zu, ordnet das Anliegen ein und fragt nach, was für die Bearbeitung fehlt – etwa Kundennummer, Adresse oder Terminwunsch.
- Schritt 3
Antworten oder weiterleiten
Einfache Fragen beantwortet er aus Ihrem Wissen. Bei dringenden Fällen oder auf Wunsch verbindet er an Ihr Team.
- Schritt 4
Zusammenfassen und bestätigen
Am Ende wiederholt er die wichtigsten Punkte, damit der Anrufer weiß, was als Nächstes passiert.
- Schritt 5
Notiz an Ihr Team
Die Gesprächsnotiz landet dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet – Postfach, Messenger, CRM oder Ticketsystem.
Was wir für Sie individuell bauen
Ein KI-Telefonassistent ist nur so gut wie sein Gesprächsleitfaden. Deshalb beginnt jedes Projekt mit Ihren echten Anrufen: Welche Anliegen kommen am häufigsten, welche Informationen braucht Ihr Team zur Bearbeitung, wann muss sofort ein Mensch übernehmen? Daraus entsteht ein Leitfaden, der zu Ihren Abläufen passt – nicht zu einer Vorlage.
Dazu gehören die Begrüßung, die Tonalität und die Stimme, das hinterlegte Wissen, die Regeln für Weiterleitungen und das Format der Gesprächsnotiz. Auch die technischen Bausteine wählen wir pro Projekt: Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe sind austauschbar. Je nach Anforderung setzen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU oder lokal betriebene Open-Source-Modelle ein.
Weil wir die Sprach-Infrastruktur selbst betreiben, sind Sie nicht an eine bestimmte Voice-Plattform gebunden. Wenn sich ein Baustein ändert oder ein besseres Modell verfügbar wird, tauschen wir ihn aus, ohne dass Sie Ihren Assistenten neu aufbauen müssen. Wie das technisch funktioniert, erklärt unser Ratgeber eigener Voice-Agent oder Plattform.
Zwei Betriebsvarianten zur Wahl
Von uns gehostet
Wir betreiben den Assistenten auf Servern in Deutschland bzw. der EU, kümmern uns um Updates, Überwachung und Anpassungen. Sie schließen mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag und konzentrieren sich auf die Inhalte.
Bei Ihnen betrieben
Der Assistent läuft auf Ihren eigenen Servern oder in Ihrer Cloud-Umgebung. Die Gesprächsdaten verlassen Ihre Infrastruktur nicht. Details dazu finden Sie unter KI-Telefonie On-Premise.
Individuelle Lösung statt Standardpaket
Viele Angebote für KI-Telefonie arbeiten mit festen Paketen: ein Tarif, ein Funktionsumfang, eine Plattform. Das kann für einfache Fälle reichen. Sobald aber ein Gespräch eigene Regeln braucht, eine Branchensoftware angebunden werden soll oder Daten im eigenen Haus bleiben müssen, stößt ein Standardpaket schnell an Grenzen.
Wir gehen den anderen Weg: Der Leitfaden, die Anbindung und der Betrieb werden für Ihr Unternehmen zusammengestellt, und auch der Tarif richtet sich nach Ihrem Bedarf statt nach einem Katalog. Wovon die Kosten konkret abhängen, beschreibt der Ratgeber Kosten eines KI-Telefonassistenten.
Ablauf eines Projekts
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb gehen wir in klaren Schritten vor.
- Schritt 1
Erstgespräch
Wir klären, welche Anrufe der Assistent übernehmen soll, welche Systeme Sie nutzen und wo die Daten verarbeitet werden sollen.
- Schritt 2
Gesprächsleitfaden und Wissen
Gemeinsam legen wir Begrüßung, Fragen, Antworten und Weiterleitungsregeln fest und hinterlegen Ihr Wissen.
- Schritt 3
Testnummer und Demo
Sie rufen Ihren Assistenten über eine Testnummer selbst an und geben Rückmeldung, bevor ein echter Kunde ihn hört.
- Schritt 4
Anbindung
Wir verbinden den Assistenten mit Ihrer Telefonanlage und – je nach System – mit Kalender, CRM oder Ticketsystem.
- Schritt 5
Livegang
Der Assistent geht in den Echtbetrieb, zum Beispiel zunächst nur außerhalb der Geschäftszeiten oder bei Besetzt.
- Schritt 6
Nachjustieren
Anhand der ersten Gesprächsnotizen schärfen wir Fragen und Antworten nach, bis die Abläufe sitzen.
Häufige Fragen
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist gewollt. Der Assistent weist zu Beginn darauf hin, dass eine KI spricht, wie es Art. 50 EU AI Act verlangt. Mehr dazu im Ratgeber KI-Kennzeichnung nach EU AI Act.
Muss ich meine Telefonanlage austauschen?
Nein. Der Assistent wird per Rufumleitung oder SIP an Ihre bestehende Anlage angebunden. Welche Varianten es gibt, zeigt die Seite Anbindung an Telefonanlage und Cloud-Telefonie.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
Er sagt das offen, nimmt das Anliegen auf und kündigt einen Rückruf an oder verbindet – je nach Ihren Regeln – an einen Menschen. Er erfindet keine Antworten außerhalb des hinterlegten Wissens.
Wie lange dauert es bis zum Livegang?
Das hängt vom Umfang ab: Ein Assistent für Annahme und Gesprächsnotiz ist schneller eingerichtet als einer mit Anbindung an Kalender und Branchensoftware. Den Zeitrahmen besprechen wir im Erstgespräch.
Kann ich den Assistenten vorher ausprobieren?
Ja. Über die Demo hören Sie einen Beispiel-Assistenten. Im Projekt bekommen Sie eine Testnummer für Ihren eigenen Assistenten, bevor er live geht.
Hören Sie, wie Ihr Assistent klingt.
In einem kurzen Gespräch klären wir Ihre Anrufgründe. Danach richten wir einen Demo-Assistenten mit Ihren Abläufen ein – zum Anrufen und Ausprobieren.
Demo anfragen → Rückruf vereinbaren Oder direkt anrufen+49 5341 288 4730