KI-Telefonassistent für die Arztpraxis
Morgens um acht klingelt das Telefon in Dauerschleife, während am Tresen Versichertenkarten eingelesen und Überweisungen ausgedruckt werden. Ein KI-Telefonassistent für die Arztpraxis nimmt in dieser Zeit die Anrufe an, die sich gut strukturieren lassen: Terminwünsche, Folgerezepte, Rückrufbitten. Ihr Praxisteam bekommt eine saubere Notiz statt eines Zettels mit halb verstandener Telefonnummer und behält die Gespräche, bei denen es auf medizinisches Urteil ankommt.
- KI-AssistentHausarztpraxis am Markt, hier spricht der digitale Telefonassistent der Praxis – ich bin eine KI. Wie kann ich Ihnen helfen?
- AnruferIch brauche mein Blutdruckmittel wieder, die Packung ist fast leer.
- KI-AssistentGern nehme ich die Rezeptbestellung auf. Wie ist Ihr vollständiger Name und Ihr Geburtsdatum?
- AnruferWerner Albrecht, geboren am vierten März neunzehnhundertachtundfünfzig.
- KI-AssistentDanke, Herr Albrecht. Um welches Medikament geht es, und kennen Sie die Dosierung von der Packung?
- AnruferRamipril, fünf Milligramm.
- KI-AssistentIch habe notiert: Folgerezept Ramipril fünf Milligramm. Das Praxisteam prüft die Bestellung. Möchten Sie das Rezept abholen oder sollen wir Sie bei Rückfragen zurückrufen?
- AnruferIch hole es ab, Rückruf bitte nur, wenn etwas fehlt.
- KI-AssistentIst vermerkt. Die Abholzeiten richtet Ihnen das Team nach der Prüfung aus. Auf Wiederhören.
Typische Anrufgründe in der Arztpraxis
Ein großer Teil der Telefonate in Hausarzt- und Facharztpraxen folgt wiederkehrenden Mustern. Genau diese Anliegen kann der Assistent strukturiert aufnehmen.
Terminvereinbarung und -absage
Neue Termine, Verschiebungen, Absagen. Ist der Praxiskalender per Schnittstelle angebunden, schlägt der Assistent freie Zeiten vor, sonst notiert er Wunschzeiten.
Folgerezepte
Medikamentenname, Stärke und Packungswunsch werden erfasst. Die Freigabe trifft immer die Praxis.
Überweisungen
Wer zum Facharzt muss, hinterlässt Fachrichtung und Anlass. Das Team bereitet die Überweisung vor oder ruft zurück.
Arbeitsunfähigkeit
Anrufer werden zur nächsten Sprechstunde eingeplant oder auf die Praxisregeln zur telefonischen AU hingewiesen, wie Sie sie festlegen.
Befundnachfragen
Der Assistent gibt keine Befunde heraus. Er nimmt die Rückrufbitte auf, damit eine Ärztin oder ein Arzt sich meldet.
Organisatorisches
Sprechzeiten, Urlaubsvertretung, Impfsprechstunde, Anfahrt – Antworten kommen aus dem Wissen, das Sie hinterlegen.
Akute Beschwerden
Bei Hinweisen auf einen Notfall unterbricht der Assistent und verweist auf 112, außerhalb der Sprechzeiten auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117.
So läuft ein Anruf mit dem KI-Telefonassistenten
- Schritt 1
Begrüßung mit KI-Hinweis
Der Anrufer erfährt sofort, dass er mit einer KI spricht, und kann jederzeit nach einem Menschen fragen.
- Schritt 2
Notfall-Prüfung
Schlüsselbegriffe wie Brustschmerz, Atemnot oder Bewusstlosigkeit führen sofort zum Hinweis auf den Notruf 112. Diese Liste legen Sie mit uns fest.
- Schritt 3
Anliegen und Identität erfassen
Name, Geburtsdatum, Rückrufnummer und das Anliegen werden abgefragt und bei Unklarheiten nachgefragt.
- Schritt 4
Notiz an die Praxis
Eine strukturierte Zusammenfassung landet im vereinbarten Kanal, etwa als E-Mail an die Anmeldung oder per Schnittstelle, je nach Praxisverwaltungssoftware (PVS).
- Schritt 5
Abarbeitung durch das Team
Medizinische Fachangestellte prüfen Rezepte, Überweisungen und Rückrufe in ruhigeren Phasen statt zwischen zwei Patienten am Tresen.
Wer macht was: Assistent und Praxisteam
| Anliegen | Was die KI tut | Was beim Team landet |
|---|---|---|
| Termin verschieben | fragt alten Termin und Wunschzeitraum ab, bucht bei angebundenem Kalender | Bestätigung oder Terminwunsch zur Einplanung |
| Folgerezept | erfasst Medikament, Stärke, Abholung oder Versand | Rezeptanfrage zur ärztlichen Freigabe |
| Laborwerte erfragen | gibt keine Werte heraus, nimmt Rückrufbitte auf | Rückrufauftrag mit Telefonnummer und Zeitfenster |
| Hausbesuch gewünscht | erfasst Adresse, Grund und Dringlichkeit laut Anrufer | Hausbesuchsanfrage zur ärztlichen Entscheidung |
| Verdacht auf Notfall | verweist sofort auf 112 bzw. 116 117 | Hinweis im Protokoll, dass ein Notfallverweis erfolgte |
Was beim Menschen bleibt
Der Assistent stellt keine Diagnosen, bewertet keine Symptome und gibt keine Befunde oder Medikationsempfehlungen. Ängstliche oder aufgebrachte Anrufer, Angehörige mit schlechten Nachrichten und alles, was ärztliches Urteil braucht, leitet er an einen Menschen weiter oder nimmt einen Rückrufwunsch auf.
Sie entscheiden, zu welchen Zeiten der Assistent übernimmt: nur bei besetzter Leitung, in der Mittagspause, nach Praxisschluss oder ganzzeitig vor der Anmeldung. Wie die Anbindung an Ihre Telefonanlage funktioniert, hängt von Ihrem Anbieter ab; in der Regel genügt eine Rufumleitung oder ein SIP-Anschluss. Mehr Hintergrund liefert unser Ratgeber zur KI in der Arztpraxis.
Vor dem Start in der Praxis klären
- Welche Anliegen darf der Assistent aufnehmen, welche gehen immer direkt ans Team?
- Notfall-Begriffe und Ansagetext für 112 und 116 117 festlegen
- Kanal für Gesprächsnotizen: E-Mail, Aufgabenliste oder Schnittstelle zur PVS, je nach System
- Regeln für Rezeptbestellungen, etwa nur für Bestandspatienten
- Speicherdauer von Transkripten und ob überhaupt aufgezeichnet wird
- Hinweis im Datenschutzinformationsblatt der Praxis ergänzen
Häufige Fragen
Kann der KI-Telefonassistent direkt in unsere Praxisverwaltungssoftware schreiben?
Das hängt von Ihrer PVS und deren Schnittstellen ab. Wo keine Schnittstelle verfügbar ist, kommt die Gesprächsnotiz per E-Mail oder in eine Aufgabenliste, die Ihr Team abarbeitet. Wir prüfen das vor Projektstart mit Ihnen.
Was passiert, wenn ein Patient Symptome eines Notfalls schildert?
Der Assistent bricht die normale Abfrage ab und verweist sofort auf den Notruf 112. Außerhalb der Sprechzeiten nennt er bei nicht lebensbedrohlichen Beschwerden den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117. Eine medizinische Einschätzung gibt er nicht.
Dürfen wir Telefonate mit Patienten von einer KI verarbeiten lassen?
Ja, unter Voraussetzungen: Transparenz über den KI-Einsatz, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB und angemessene technische Schutzmaßnahmen. Details finden Sie im Ratgeber KI-Telefonie und DSGVO.
Werden die Gespräche aufgezeichnet?
Standardmäßig nicht. Eine Tonaufzeichnung ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Anrufers zulässig. Üblich ist ein Transkript bzw. eine Zusammenfassung mit kurzer, von Ihnen festgelegter Speicherdauer.
Ersetzt der Assistent unsere Medizinischen Fachangestellten?
Nein. Er nimmt Routineanrufe an, damit das Team weniger unterbrochen wird. Rezeptfreigaben, Terminpriorisierung nach Dringlichkeit und alle persönlichen Gespräche bleiben bei Ihren Mitarbeitenden.
Hören Sie, wie Ihr Assistent klingt.
In einem kurzen Gespräch klären wir Ihre Anrufgründe. Danach richten wir einen Demo-Assistenten mit Ihren Abläufen ein – zum Anrufen und Ausprobieren.
Demo anfragen → Rückruf vereinbaren Oder direkt anrufen+49 5341 288 4730